Nouveautés et Améliorations Back Office ERP

Deux méthodes de calcul

Pendant les congés payés annuels du salarié, l’employeur doit lui verser une indemnité de congés payés. Celle-ci peut être calculée de deux manières (Code Travail - Article L3141-24) :

• soit sur la base du dixième de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence, le plus souvent entre le 1^er juin de l’année précédente et le 31 mai de l’année en cours (sauf cas particuliers d’adhésion à une caisse de congés payés ou accord collectif fixant une autre date de début de période)
• soit sur la base de la rémunération qui aurait été perçue pendant le congé si le salarié avait continué à travailler.

L’employeur doit comparer les deux modes de calcul et retenir le plus avantageux pour le salarié.

Cette règle est d’ordre public, ce qui signifie qu’un accord collectif ou le contrat de travail ne peuvent pas y déroger.

Comparer les deux méthodes

La comparaison peut se faire à chaque prise de congés et donc à chaque calcul de l’indemnité. Le salarié bénéficie alors à chaque fois de la solution la plus avantageuse.

Mais il n’est pas nécessaire d’appliquer la règle du 1/10 à chaque prise de congés payés.

En effet, sauf usage ou accord collectif contraire, la comparaison « règle du 1/10 - règle du maintien du salaire » n’est obligatoire qu’une fois par an.

Article 25 de la Convention Collective

Pendant la durée des congés payés, le salarié perçoit, en règle générale (règle du salaire maintenu), la rémunération globale brute contractuelle qu'il aurait reçue en activité sans déduction du salaire en nature s'il est logé ; sauf application de la règle du 1/10 si ce mode de calcul est plus favorable (art. L. 3141-22 du code du travail).

Lorsque la rupture du contrat de travail est effective avant que le salarié ait pu épuiser ses droits à congés, il perçoit une indemnité de congés non pris calculée sur la base de 1/25 de la rémunération globale brute mensuelle contractuelle par jour ouvrable de congés non pris.

La nouvelle fonctionnalité Back Office ERP permet  les 2 modes de fonctionnement :

• comparaison à chaque prise de congés
• comparaison une fois dans l'année. 

Un nouveau paramètre permet de déterminer, au niveau du cabinet, le mode de gestion des congés payés.

• Si le paramètre est à 0 en valeur client :

  • Il n’y a pas de comparaison avec la base 10^ème
  • Le taux de maintien est toujours égal au taux utilisé pour la déduction d’absence.
  • Il s’agit du fonctionnement avant la livraison de la fonctionnalité.

• Si le paramètre est à 1 en valeur client :

  • La comparaison par rapport à la base 10^ème est réalisée à chaque prise de congés.
  • Le paramètre est livré par défaut à ‘1’. 

• Si le paramètre est à 2 en valeur client :

  • La comparaison par rapport à la base 10^ème est réalisée une fois dans l’année,
  • en fin d’exercice de congés, sur la paie du mois de mai.

L’installation du patch K en juin 2017 a créé une rubrique Base 10^ème qui s’est calculée et a alimenté l’historique des salaires de tous les salariés sur l’exercice de congés. Pour rappel, la rubrique de la base mensuelle est la rubrique -3200- Base Absence.

Certaines rubriques rentrent dans la base 10^ème mais pas dans la base de maintien :

• Les rubriques liées à la permanence
• Les primes récurrentes
• Les heures complémentaires
• Les heures supplémentaires
• Les primes liées à l’activité
• Les indemnités de congés payés.

Remarque : le 13^ème mois ne rentre pas dans la base 10^ème.

Pour certaines absences, la retenue absence est déduite de la base 10^ème :

• Congé parental
• Temps Partiel thérapeutique
• Chômage partiel
• Maladie avec ou sans maintien
• Congés sans solde
• Accident du trajet.

D’une manière générale, les éléments à inclure sont toutes les sommes ayant le caractère de salaire ou d’accessoire de salaire.

Les éléments à exclure sont toutes les sommes n’ayant pas le caractère de salaire ou liées à un risque exceptionnel. Sont exclues les absences non liées à du temps de travail effectif.

La base 10^ème est dans la rubrique 4504. Vous pouvez la consulter par l’historique salarié (MHIST) :

La rubrique 570 est alimentée avec le mode de gestion des congés (paramètre ‘gest_cp) :

Des rubriques jours de congés ont été créées et se calculent de manière automatique :

• le nombre de CP acquis échus
• le nombre de CP supplémentaires acquis échus
• le nombre de CP échus pris
• le solde de CP échus

• le nombre de CP acquis en cours
• le nombre de CP supplémentaires acquis en cours
• le nombre de CP échus en cours
• le solde de CP en cours.

Exemple de Calcul 

Le paramètre ‘gest_cp’ est égal à 1.

Le calcul du taux de maintien base 10^ème  se fait selon la formule suivante :

Remarque : Les congés acquis normaux ne tiennent pas compte des congés supplémentaires : ancienneté, supplémentaires et fractionnement sur le même exercice.

Il est comparé au taux de déduction de l’absence CP du mois en cours à chaque prise de congés.

Le paiement de l’absence Congés payés s’effectuera avec le taux le plus avantageux.

La rubrique de paiement n’est pas modifiée. Il s’agit toujours de la rubrique 3853.

Exemple :

Le calcul a retenu un taux plus avantageux dans l’exemple ci-dessus.

Taux Base 10^ème = 12156.52/10/30 = 40,5217.

Nouvelle Rubrique : 3861 – INDEM. CP ECHUS qui peut se saisir dans les Rubriques Salarié (si le calcul automatique est à modifier).

Le paramètre ‘gest_cp’ est égal à 2.

Nouvelle Rubrique : 3867 - REGUL CP ECHUS dont le calcul se déclenche en mai pour payer la différence entre la base 10^ème de l’exercice de congés qui se termine et le cumul des indemnités de congés payés sur cet exercice.

Nouvelle Rubrique : 3868 - REGUL CP ECHUS qui peut se saisir dans les Rubriques Salarié (si le calcul automatique est à modifier).

Exemple :

Calcul Solde CP

Lorsqu’un salarié est en fin de contrat sur la paie du mois en cours (date de départ renseignée dans la Fiche Salarié sur le mois de paie)

• le solde des CP échus et des CP en cours va se déclencher automatiquement
• valorisé avec un taux de paiement qui va être calculé selon le mode de gestion des congés payés.

Pour les CP échus, le paiement s’effectuera en fonction de la base 10^ème échue en comparaison avec le taux de maintien calculé en 25^ème en prenant le plus avantageux.

Dans le cas des CP en cours, la base 10^ème utilisée sera le montant de la rubrique Base 10^ème (4504) sur l’exercice en cours c’est-à-dire :

• depuis le mois de juin de l’année en cours si le mois de paie est sur la fin de l’année
• ou le mois de juin de l’année précédente si le mois de paie est sur le début de l’année. 

La comparaison se fera également avec le taux de maintien en 25^ème en prenant le plus avantageux.

Exemple de comparaison à chaque prise congés ou sans comparaison base 10ème :

Exemple en cas de comparaison une fois dans l’année :

Nouvelles Rubriques :

• 4514 – INDEM. COMP. CP ECHUS qui peut se saisir dans les Rubriques Salarié (si le calcul automatique est à modifier).

• 4522 – INDEM. COMP. CP ENCOUR qui peut se saisir dans les Rubriques Salarié (si le calcul automatique est à modifier).

Fiche Salarié

Dans l’onglet Congés de la Fiche Salarié, les congés sont soldés automatiquement :

Bulletins de Paie

Sur le pied de bulletin des bulletins de paie (détaillé et nouveau bulletin), les congés sont soldés :

Le mode de gestion des CP (paramètre ‘gest_cp’) ne peut être modifié qu’en début d’exercice de congés.

Si celui-ci est modifié en cours d’année, un message bloquera le calcul de paie :

Des nouveaux états de contrôle synthétiques sont disponibles pour le contrôle des paies et permettent de vérifier chaque rubrique au niveau du salarié, du centre ou de l’agence :

• un état de contrôle de la paie
• un état de contrôle des charges sociales.

Ces 2 états peuvent être édités :

• à partir des résultats de paie, juste après le lancement du calcul de paie
• sur une période de paie à partir de l’historique des salaires.

Un lanceur unique permet d’obtenir les nouveaux états de paie.

Depuis le Menu Principal de paie, aller dans Éditions périodiques puis Édition états de contrôle.

Édition états de contrôle :

Quatre zones de sélection sont présentes.

1. Sélection Centre / Salarié



La première partie du lanceur permet de saisir les critères de sélection concernant les centres/salariés à éditer.

On peut également sélectionner à l’aide du code groupement.

Cette sélection est valable pour les 2 états demandés.

2. Sélection Période et Niveau de détail



La deuxième partie permet de sélectionner soit une période, soit les résultats de paie du mois.

On saisira également le niveau de détail voulu.

Si on coche Salarié uniquement, l’édition se fera avec un détail par salarié.

Si on coche Centre uniquement, l’édition se fera avec une totalisation  au niveau du centre. 

Si on coche Salarié et Centre, l’édition se fera avec un détail par salarié et une totalisation sur le centre.

Si on coche Agence uniquement, l’édition se fera avec une totalisation au niveau de l’agence.

Etc …

Cette sélection est valable pour les 2 états demandés.

3. Sélection État de Paie



Par défaut, l’état de contrôle de paie est coché.

Le document affiché est le document par défaut.

Si le document est archivé, il sera archivé selon le dernier niveau de détail demandé dans le cadre précédent.

Par exemple, si on ne coche que Salarié, l’état de contrôle sera archivé derrière le(s) salarié(s).

Par exemple, si on coche que Salarié et Centre ou Centre seul, l’état de contrôle sera archivé derrière chaque centre. 

Par exemple, si on coche que Centre et Agence ou Agence seule, l’état de contrôle sera archivé derrière l’agence. 

Etc…

4. Sélection État de Charge



Par défaut, l’état de contrôle de charge est coché et il n’y a pas de sélection par type d’organisme.

Le document affiché est le document par défaut.

Concernant l’archivage, le principe est identique à l’état de contrôle de Paie.

Il est possible de sélectionner un type d’organisme ou plusieurs types d’organisme.

La recherche affiche la fenêtre suivante :

Si plusieurs types sont cochés, la case Sélection multi_type organisme sera cochée dans le lanceur :

Un numéro Chrono est affecté à chaque type d’organisme (non modifiable par l’utilisateur paie).

Il permet d’ordonner les organismes dans l’état de contrôle de charge.

Les caisses seront éditées dans l’ordre suivant :

• la caisse Urssaf
• la caisse de Retraite
• la Caisse MSA (dans le cas d’un centre MSA)
• la caisse de Prévoyance
• la caisse de Mutuelle (si mutuelle)
• la caisse de Garantie d’Arrêt de travail (si GAT).

État

Les critères de sélection apparaissent en entête de l’état.

L’état de contrôle de paie édite, dans l’exemple précédent, une page par centre avec la totalisation rubrique par rubrique des salariés du centre.

Particularité des taux :

Dans l’état de contrôle avec le détail salarié par salarié (si case ‘Salarié’ cochée), les taux salariaux et patronaux apparaissent dans les colonnes ‘Taux’.

Dans les totalisations ‘Centre’ et ‘Agence’, les taux seront affichés s’ils sont identiques pour tous les salariés du Centre ou tous les salariés de l’Agence.

Archivage

Deux nouveaux paramètres sont créés :

Le paramètre PDF est valable pour les 2 états de contrôle et indique s’ils sont à archiver.

Le paramètre PDF_an indique si l’archivage se fait avec un répertoire par année.

L’état de contrôle de paie sera archivé derrière le salarié, le centre ou l’agence selon les critères de sélection du lanceur (niveau de détail).

Un répertoire EtatControlePaie est créé.

Avec ensuite un répertoire par année selon le paramètre PDF_an.

Pour déterminer l’année, on prendra, selon la sélection demandée :

• la date début de période si la période est renseignée
• la date de paie si édition à partir des résultats de paie.

État

Les critères de sélection apparaissent en entête de l’état.

Mêmes remarques que pour l’état de contrôle de paie.

Archivage

Un nouveau paramètre :

Le paramètre PDF_an indique si l’archivage se fait avec un répertoire par année.

L’état de contrôle de Charge sera archivé derrière le salarié, le centre ou l’agence selon les critères de sélection du lanceur.

Un répertoire ‘EtatControleChg’ est créé.

Avec ensuite un répertoire par année selon le paramètre PDF_an.

Dans la Fiche Centre, ajout d’une liste de valeurs sur le champ déjà existant : ‘Type de comptabilisation’.

La liste de valeurs permet de présenter les différentes possibilités et de contrôler ce champ.

Liste des valeurs :

La saisie du code 01 permet de générer, via l’assistant à la saisie, les numéros de ventilation égaux à 10, 11, 12, 13, 14, 15 et 51, 52, 53 dans l’analytique comptable.

La saisie du code 02 permet de générer, via l’assistant à la saisie, les numéros de ventilation égaux à 20, 21,22, 23, 24, 25 et 51, 52, 53.

…

Si vous changez le type de comptabilisation sur le centre, au F9 de la Fiche Centre, la fenêtre suivante apparaît :

En répondant Oui, les numéros de ventilation existants sont modifiés pour correspondre au nouveau type de comptabilisation.

En répondant Non, le type de comptabilisation et l’analytique comptable ne seront pas modifiés.

La modification des autres critères de comptabilisation (Module en compta / N° Immeuble (GE/SY) / N° Propriétaire (SY/GE)) modifiera de la même manière les éléments de l’analytique comptable du centre.

Après installation du patch, vous pouvez faire F9 sur tous vos centres pour vous assurer que l’analytique comptable derrière les centres est bien correct.

La saisie du numéro de ventilation de l’analytique comptable du centre ou du salarié est contrôlée par rapport au type de comptabilisation du centre.

En création de centre, des champs sont maintenant renseignés par défaut.

1. Le champ « Assujetti taxe/salaires » est par défaut à ‘Oui’.
2. Le champ ‘Comptabilisation en brut’ sera renseigné en fonction du module en compta (‘S’ Syndic ou ‘L’ Locatif complet) et du paramètre ‘brut’ si le module est ‘S’ ou du paramètre ‘brutL’ si le module est ‘L’ .

En création de centre, le module est ‘S’ par défaut donc le champ ‘Comptabilisation en brut’ prend la valeur du paramètre ‘brut’.

Si on modifie le module, le champ ‘Comptabilisation en brut’ prendra la valeur par  défaut en fonction du module.

Paramètres :

Locatif Complet	Syndic

La nouvelle fonctionnalité de réactivation d’un salarié sorti pour lui payer un complément de salaire sur une paie autre que celle de son mois de sortie a été livrée en janvier 2018 via le patch 9.3.5.

Dans le patch 9.3.9, une amélioration est apportée au fonctionnement pour pouvoir réactiver un même salarié sorti pour lui payer des compléments de salaire sur plusieurs mois de paie suivant son départ. Et ceci sans limitation du nombre de réactivation du salarié.

Par exemple :

Un salarié est sorti en janvier 2018.

En février, on s’aperçoit qu’on a oublié de lui payer des heures supplémentaires et on le réactive sur la paie du mois de février.

En mars, on s’aperçoit qu’on a oublié de lui payer une prime, on va le réactiver sur mars.

La paie de réactivation va s’effectuer avec les éléments de janvier, les heures supplémentaires (février) et la prime (mars).

On payera sur mars la différence entre le recalcul de paie de janvier avec les éléments ci-dessus et ce qui a déjà été payé en janvier et en février.

Le salarié concerné doit être de nouveau ré-activé dans sa Fiche Salarié :

Le calcul de Paie va rechercher :

• les rubriques salariés de la paie d'origine
• les rubriques provisoires des réactivations précédentes (mois sur lesquels il y a eu une réactivation du salarié)
• les rubriques provisoires saisies sur la paie en cours.

La paie est calculée sur le mois d'origine avec les éléments ci-dessus et le réglementaire du mois d'origine.

• Salarié sorti en janvier 2018 - Réactivation en février, puis en mars

Bulletin de janvier 2018 - Solde de Tout compte :

• Salarié réactivé en février pour ajout de 5 heures supplémentaires :

L’ajout des heures supplémentaires entraîne le recalcul des indemnités de départ.

• Salarié réactivé en mars avec ajout d’une prime de 150 € :

L’ajout de la prime entraîne le recalcul des indemnités de départ.

Calcul en fonction des paies de janvier et février.